Como fazer o fluxo de caixa no varejo no dia a dia da sua loja

Passo a passo

1. Monte uma planilha com quatro abas

   Organize o controle em quatro partes:

   • Lançamentos diários: uma linha por dia, com saldo inicial, entradas, saídas e saldo final.
   • Agenda de cartões e marketplaces: o que você vendeu e quando cada valor vai cair na conta.
   • Despesas fixas e variáveis: a lista de contas da loja, já classificadas.
   • Resumo mensal e projeção: o consolidado do mês e o que vem pela frente.

   Se a loja já usa um sistema de gestão, confira com o contador se as fórmulas do sistema seguem a mesma lógica.

2. Comece cada dia pelo saldo inicial

   O saldo inicial de hoje é o saldo final de ontem. A conta do dia é simples:

   Saldo final = saldo inicial + entradas − saídas

   No primeiro dia, use o valor real disponível em caixa e bancos. Daí em diante, o saldo passa de um dia para o outro.

3. Lance as entradas por meio de pagamento

   Separe cada entrada em uma coluna: dinheiro, Pix, débito, crédito à vista, parcelas de crédito recebidas, marketplace e outros recebimentos.

   A regra principal: registre o dinheiro efetivamente recebido, na data em que ele cai na conta, e não apenas a venda aprovada.

   • Dinheiro: data do recebimento no caixa.
   • Pix: valor líquido creditado, na data do crédito.
   • Débito e crédito: data de liquidação, ou seja, o dia em que a adquirente (empresa que processa os pagamentos com cartão) deposita o valor.
   • Parcelado: cada parcela entra na data em que for liquidada.
   • Marketplace: o repasse líquido, na data do repasse.

4. Controle os cartões em uma tabela auxiliar

   Para cada venda no cartão, anote: data da venda, bandeira, meio, parcela, valor bruto, taxa, antecipação, estorno, valor líquido, data prevista e data recebida.

   A taxa mais comum é o MDR, o percentual que a adquirente desconta de cada venda. Com essa tabela, você confere:

   • o relatório do PDV;
   • o comprovante da maquininha;
   • a agenda financeira da adquirente;
   • o extrato bancário;
   • os cancelamentos e chargebacks, que são contestações de compra feitas pelo cliente junto ao cartão.

5. Lance as saídas separando fixas e variáveis

   Registre cada pagamento no dia em que ele sai da conta e classifique:

   • Fixas: não variam com o volume de vendas no curto prazo. Exemplos: aluguel, salários administrativos, pró-labore, sistemas, internet, contabilidade e parcelas de financiamento.
   • Variáveis: sobem ou descem conforme vendas e pedidos. Exemplos: compra de mercadorias, impostos sobre vendas, taxas de cartão, comissões, embalagens, frete, descontos e perdas.

   Se uma conta tem parte fixa e parte variável, como uma agência que cobra mensalidade mais um percentual sobre mídia, separe as duas partes.

6. Faça o fechamento ao final de cada dia

   Antes de fechar a loja, confira:

   • dinheiro físico contra o relatório do caixa;
   • Pix contra o extrato bancário;
   • débito e crédito contra a agenda da adquirente;
   • cancelamentos, devoluções e chargebacks;
   • venda bruta, taxa e recebimento líquido, cada um separado;
   • compras recebidas e contas a pagar;
   • o saldo projetado dos próximos 30 dias.

7. Consolide o mês e projete as próximas semanas

   No fim do mês, compare o orçado com o realizado em cada categoria. Depois:

   • concilie caixa, bancos, cartões e marketplaces;
   • compare vendas com recebimentos;
   • confira impostos e documentos fiscais com o contador;
   • atualize as parcelas a receber;
   • conte ou inventarie o estoque;
   • separe despesas fixas, variáveis e investimentos;
   • prepare uma projeção móvel de 8 a 13 semanas.

   As contas do mês são: fluxo líquido = total de entradas − total de saídas e saldo final = saldo inicial + fluxo líquido.

O que é fluxo de caixa e para que serve na loja?

Fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas da conta caixa. Uma dissertação da USP sobre gestão financeira na pequena empresa resume assim: o fluxo de caixa é igual às entradas de caixa menos as saídas de caixa. O ponto de partida são as vendas, que trazem recursos à vista ou a prazo. É do caixa que saem os pagamentos a fornecedores, empregados, impostos e juros.

O mesmo estudo alerta para o risco do descasamento: quando um cliente deixa de pagar ou as vendas caem, o caixa pode ficar negativo. A saída costuma ser buscar recursos externos de curto prazo, muitas vezes com juros altos.

O que isso muda na sua loja: com o fluxo em dia, você enxerga com antecedência os dias em que vai faltar dinheiro e pode negociar prazos antes de precisar de empréstimo.

Por que venda não é o mesmo que dinheiro no caixa?

Na perfumaria, boa parte das vendas é no cartão, parcelada ou feita por marketplace. Esses valores caem na conta em datas diferentes da venda e já com descontos.

Por isso o controle separa vendas realizadas de dinheiro efetivamente recebido. Uma venda parcelada hoje pode virar várias entradas nos meses seguintes, cada uma com sua taxa.

Essa diferença define a sua necessidade de capital de giro, que é o dinheiro para pagar as contas enquanto os recebimentos não chegam:

Necessidade de capital de giro = saídas previstas antes dos recebimentos − saldo disponível

Quais despesas entram como fixas e quais como variáveis?

Fixas mais comuns no varejo de beleza:

• ocupação: aluguel, condomínio, IPTU e seguro do imóvel;
• pessoal: salários administrativos, pró-labore e benefícios fixos;
• sistemas: ERP, PDV, emissão fiscal, estoque e CRM;
• telecomunicações, contabilidade, limpeza e segurança;
• aluguel da maquininha e parcelas de financiamentos.

Variáveis mais comuns:

• mercadorias: perfumes, cosméticos, maquiagem e acessórios;
• impostos sobre vendas, taxas de cartão e comissões de marketplace;
• embalagens, frete subsidiado e devoluções;
• comissões de vendedoras;
• quebras e perdas: avarias, vencimentos e furtos;
• descontos, cupons e cashback.

Algumas saídas aparecem só quando aplicáveis. A Anvisa informa que a Taxa de Fiscalização de Vigilância Sanitária é gerada quando a empresa solicita determinados serviços. O valor varia conforme produto, assunto, finalidade, porte e faturamento bruto anual, e o pagamento deve ocorrer em até 30 dias após a emissão da guia. Ela entra no fluxo quando existir, não como despesa mensal automática.

Como fica um fluxo de caixa no varejo na prática?

Veja um exemplo hipotético de um mês, apenas para mostrar a conta. Não são dados médios do setor.

Entradas efetivas: dinheiro R$ 8.000; Pix R$ 22.000; débito R$ 12.000; crédito à vista R$ 18.000; parcelas de crédito recebidas R$ 15.000; marketplace líquido R$ 5.000. Total: R$ 80.000.

Saídas: compras de mercadorias R$ 32.000; impostos R$ 4.800; taxas de cartão e plataformas R$ 2.400; folha e encargos R$ 12.000; aluguel e condomínio R$ 7.000; marketing R$ 3.000; sistemas, contabilidade e telecomunicações R$ 2.000; fretes e embalagens R$ 2.500; outras despesas R$ 1.800. Total: R$ 67.500.

Fluxo líquido: R$ 80.000 − R$ 67.500 = R$ 12.500.

Com saldo inicial de R$ 10.000, o saldo final fica em R$ 10.000 + R$ 12.500 = R$ 22.500.

Aplique na sua loja esta semana

1. Crie a planilha com as quatro abas. 2. Puxe a agenda da adquirente e anote as datas de recebimento já previstas. 3. Liste todas as contas fixas do mês com valor e vencimento. 4. Faça o fechamento diário por cinco dias seguidos e veja onde aparecem diferenças.

Erros comuns

• Registrar a venda no cartão como dinheiro em caixa no mesmo dia, sem considerar a data de liquidação.
• Lançar só o valor bruto das vendas e esquecer MDR, antecipação, comissões de marketplace e estornos.
• Misturar despesas fixas e variáveis na mesma linha, o que impede saber quanto a loja precisa vender para pagar as contas.
• Usar uma alíquota de imposto genérica sem verificar o regime tributário e as regras do estado com o contador.
• Fechar o mês sem conferir o extrato bancário e a agenda da adquirente.
• Juntar no mesmo custo os produtos usados em serviços e os produtos vendidos na loja, quando a loja também presta serviços.