O que é sistema com PDV e o que ele faz pela loja?

O que é sistema com PDV e o que acontece no caixa?

PDV significa ponto de venda. Segundo o Sebrae, o termo tem dois usos no varejo:

• o ambiente de venda: a loja física ou o canal digital onde a compra é finalizada;
• o sistema de venda: o conjunto de hardware e software que registra produtos, quantidades, preços, descontos, pagamentos e documentos fiscais.

O sistema com PDV trabalha na frente de caixa, que é o conjunto de atividades do momento em que o cliente fecha a compra. As funções típicas são:

• ler o código de barras ou buscar o produto;
• consultar preço e disponibilidade;
• aplicar descontos e promoções;
• identificar o cliente, quando for o caso;
• processar a forma de pagamento;
• emitir o documento fiscal;
• cancelar ou corrigir itens conforme as regras da loja;
• abrir e fechar o caixa, conferir valores e registrar sangrias, suprimentos e diferenças.

O Sebrae descreve o profissional de frente de caixa como responsável pela abertura e pelo fechamento do caixa, além da execução da venda. Um sistema de gestão integrado liga esse PDV a estoque, compras, financeiro, fiscal e relacionamento com clientes, para que cada área não trabalhe com informações isoladas.

Como o PDV se conecta ao estoque, à NFC-e e ao cadastro de clientes?

Num fluxo integrado típico, o produto é cadastrado com código, preço, impostos e unidade. A compra do fornecedor dá entrada no estoque. A venda é registrada no caixa, a nota fiscal é emitida, o estoque é baixado, o financeiro registra o recebimento e os dados alimentam relatórios de vendas, margem, giro e perdas.

Estoque. O módulo registra entradas, baixa os itens vendidos, acompanha inventários e aponta produtos parados. A ABRAS orienta que o inventário ajuste o estoque fiscal, mantenha corretos os registros de entradas e saídas e atualize o estoque sistêmico, para medir as perdas. Por isso convém distinguir estoque físico (o que está na loja), sistêmico (o que o sistema mostra) e fiscal (o que consta nos registros fiscais).

NFC-e. É a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, documento de existência apenas digital para vendas ao consumidor final. Pelo Ajuste SINIEF 19/2016, a validade depende de assinatura eletrônica qualificada e de autorização de uso pela administração tributária do estado, antes do fato gerador. Ela corresponde ao modelo 65. O Ajuste SINIEF 19/2024 indica a assinatura com certificado vinculado à ICP-Brasil. Os procedimentos, inclusive de contingência, podem variar por estado. Consulte a Secretaria da Fazenda do seu estado, como a de Santa Catarina ou a de Pernambuco. Conteúdo informativo, não substitui contador ou advogado.

Cadastro de clientes. No caixa, o cadastro ajuda a localizar compras anteriores, facilitar trocas, aplicar benefícios de fidelidade e acompanhar frequência e valor das compras. A coleta deve ter finalidade definida e se limitar aos dados necessários. Os controles de acesso e a transparência sobre o uso dos dados devem ser validados à luz da LGPD.

O que um sistema com PDV muda na sua loja?

O ganho principal é ter a venda, o estoque e o financeiro falando a mesma língua, sem redigitar dados. Com isso, você enxerga giro, perdas e ticket médio para decidir compras e reposição.

O resultado depende da execução. Uma dissertação da USP aponta que uma das maiores resistências ao uso dos dados da automação comercial é a falta de confiabilidade, causada por erros na entrada de dados em compras, recebimento e estoque. Segundo o mesmo estudo, o envolvimento de toda a equipe é fundamental.

Aplique na sua loja esta semana

1. Confira se todo produto à venda tem código, preço e tributação cadastrados. 2. Escolha uma gôndola e compare o estoque físico com o que o sistema mostra. 3. Revise o procedimento de abertura e fechamento de caixa com a equipe. 4. Verifique quais dados de cliente você pede no caixa e para que usa cada um.