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Para quem é Donos, sócios e gerentes de perfumarias e lojas de cosméticos que fazem as compras e cuidam do estoque. Também serve a quem organiza a reposição da gôndola.
Como evitar ruptura de estoque no varejo? A perfumaria classifica o mix pela curva ABC e calcula o consumo médio mensal. Depois define o estoque mínimo e o ponto de pedido de cada item. Vende primeiro o que entrou antes e planeja as datas comemorativas. Toda semana, acompanha a ruptura na gôndola, a acuracidade do inventário e o giro.
Etapas
Por que a ruptura de estoque pesa tanto na loja?
Objetivo: Entender que a ruptura nasce de planejamento fraco, de informação errada e de perdas, e que vale mais preveni-la do que só medi-la.
Ruptura de estoque é a falta do produto no momento em que o cliente quer comprar. Ela também pode acontecer durante o período de reposição, enquanto o pedido não chega.
Um estudo da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) ouviu supermercados e consultores de logística. Nele, a ruptura nas gôndolas foi considerada "imprescindível" por 58,33% dos entrevistados. O motivo apontado é que não conseguir atender um cliente é um dos principais problemas de uma empresa.
O mesmo estudo traz dois alertas:
- A informação errada sobre o estoque gera ruptura e prejudica a imagem da loja diante dos clientes.
- As perdas por quebra, furto ou validade vencida também causam ruptura.
Há ainda uma observação útil. O planejamento de estoque recebeu 42% no critério "imprescindível", contra 58% da ruptura. Para os autores, as empresas se preocupam mais em medir o problema do que em medir a capacidade de evitá-lo.
O trabalho do Centro Paula Souza sobre lojas de cosméticos chega a uma conclusão parecida: a falta de planejamento e controle gera excessos, perdas e prejuízo financeiro. O objetivo, portanto, não é só ter mais produto. É ter o produto certo, na hora certa.
Ação: Liste os produtos que faltaram na loja nas últimas semanas e anote a causa provável de cada falta: compra atrasada, erro de sistema ou perda.
O que registrar: Anote quantos itens faltaram e quantos tiveram como causa um erro de informação ou uma perda.
Como usar a curva ABC para decidir o que não pode faltar?
Objetivo: Saber quais itens concentram o valor vendido e merecem mais atenção na compra.
Nem todos os itens têm a mesma importância para a loja. Alguns são mais lucrativos, mais competitivos ou giram mais. A curva ABC organiza o mix por essa importância.
A Coletânea de Farmácia Hospitalar do Conselho Federal de Farmácia (CFF) descreve a construção da curva ABC de consumo em seis passos:
1. Relacione os itens, a quantidade consumida no período e o valor unitário de cada um. 2. Multiplique a quantidade pelo valor unitário para obter o valor total do item. 3. Ordene os itens do maior para o menor valor total. 4. Calcule o percentual de cada item sobre o total. 5. Calcule o percentual acumulado. 6. Defina as classes A, B e C.
No exemplo da publicação, com dez itens, os três primeiros somaram 75,3% do valor e foram classificados como A.
Uma loja franqueada de cosméticos, analisada pelo Centro Paula Souza, aplica essa lógica na prática. Ela mantém maior quantidade dos itens A, quantidade intermediária dos itens B e estoque reduzido dos itens C. Também separa os "never outs", produtos de altíssima demanda que precisam estar sempre disponíveis.
Ação: Monte a curva ABC da loja seguindo os seis passos e marque, dentro da classe A, os itens que nunca podem faltar.
O que registrar: Anote quantos itens ficaram em cada classe e qual percentual acumulado fechou a classe A.
Como calcular o consumo médio e o estoque mínimo?
Objetivo: Ter, para cada item importante, um consumo médio confiável e uma reserva de segurança coerente com o risco que a loja aceita.
O consumo médio mensal mostra quanto cada item vende por mês. É a base para planejar a reposição. Segundo Dias (2010), citado no trabalho do Instituto Federal do Rio Grande do Sul (IFRS), o cálculo é a soma das saídas de estoque do período dividida pelo número de meses:
`Consumo médio = (C1 + C2 + C3 ... + Cn) ÷ n`
O estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, é uma reserva de proteção. Ele serve para quando a demanda sobe sem aviso ou quando a entrega atrasa. São os momentos em que a chance de ruptura é maior. A fórmula é:
`Estoque mínimo = Consumo médio mensal × K`
K é um fator de segurança escolhido pela própria loja, de acordo com o risco de ruptura que ela aceita correr.
Aqui entra o nível de serviço, que é o grau de atendimento que a loja quer garantir. Quanto maior o nível de serviço, maior o custo e o dinheiro parado em estoque. Por isso, segundo Ballou (2009), o nível de serviço usado é sempre inferior a 100%. A decisão é um equilíbrio entre ter o produto disponível e preservar o caixa.
Ação: Calcule o consumo médio mensal dos itens da classe A e defina para eles um fator K, com o estoque mínimo correspondente.
O que registrar: Anote, item por item, o consumo médio, o fator K escolhido e o estoque mínimo resultante.
Quando fazer o pedido para o produto não faltar?
Objetivo: Saber o momento certo de comprar cada item, com base no consumo, no prazo real de entrega e na reserva de segurança.
O ponto de pedido é o nível de estoque em que você deve comprar de novo. Ele inicia a reposição com antecedência, para que o produto chegue antes de acabar. Segundo Dias (2010), citado pelo IFRS, a fórmula combina três fatores:
`Ponto de pedido = (Consumo médio mensal × Tempo de reposição) + Estoque mínimo`
O tempo de reposição é o intervalo entre o momento da compra e a entrega. Nessa conta, seja realista. Considere todas as etapas do pedido e os riscos de atraso, e inclua uma margem de tempo para atrasos.
A tecnologia ajuda. Na loja franqueada estudada pelo Centro Paula Souza, o sistema registra automaticamente as entradas e saídas. Ele também indica quando foi feita a reposição dos itens que chegaram ao estoque mínimo.
Alguns itens giram pouco, mas não podem sair de linha. Para eles, a mesma franquia define uma compra mínima de 6 itens. Esses lotes mínimos orientam os pedidos e evitam a ruptura de produtos considerados fundamentais.
Ação: Pergunte a cada fornecedor o prazo real entre o pedido e a entrega, inclua uma margem para atrasos e calcule o ponto de pedido dos itens da classe A.
O que registrar: Anote o tempo de reposição de cada fornecedor e o ponto de pedido de cada item.
Como controlar a validade sem perder venda?
Objetivo: Reduzir as perdas por vencimento com uma ordem clara de saída e um destino planejado para os itens próximos do prazo.
No varejo de cosméticos, a validade é parte da gestão de estoque. Produto vencido é perda. E a perda, segundo o estudo da UFSC, é uma das causas da ruptura.
O método PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) faz com que os itens mais antigos sejam vendidos antes dos mais recentes. Isso reduz o risco de perda por vencimento. Na prática, o produto mais antigo vai para a frente da gôndola e o que acabou de chegar fica atrás.
A loja franqueada analisada pelo Centro Paula Souza adota duas regras:
- Todos os produtos são cadastrados no sistema com prazo de validade mínimo de seis meses.
- Os itens próximos do vencimento vão para promoções, com descontos na loja e lives de vendas nas redes sociais.
Segundo o trabalho, essa prática reduz as perdas e ajuda a preservar a margem de contribuição.
O estudo de caso atribui o resultado de desperdício zero da loja à combinação de curva ABC, PEPS, integração de canais e monitoramento do estoque.
Ação: Reorganize a gôndola e o depósito no método PEPS e separe os itens próximos do vencimento para uma ação promocional.
O que registrar: Anote quantos itens estão perto do vencimento e quantos foram vendidos depois da ação.
Como planejar datas comemorativas e vendas em vários canais?
Objetivo: Antecipar os picos de venda e evitar vender o que não existe no estoque.
Mesmo sem uma sazonalidade contínua, há períodos de maior concentração de vendas. Na loja franqueada estudada pelo Centro Paula Souza, as campanhas giram em torno do Dia das Mães, do Dia dos Namorados e do Natal. Segundo Corrêa e Caon (2017), citados no trabalho, prever a demanda junto com a campanha promocional alinha oferta e procura. Isso evita tanto a ruptura quanto o excesso.
O mesmo estudo mostra o que acontece quando a previsão não acompanha a procura. A inauguração da loja coincidiu com o Dia das Mães. O estoque caiu rapidamente e foi preciso fazer um reabastecimento de emergência. Ele ficou limitado pelas regras do fornecimento, como a exigência de produção mínima pela fábrica.
Outro ponto é vender em vários canais. Essa loja integra a loja física, o e-commerce e as redes sociais em um único sistema. Assim, evita vender um produto que não está no estoque físico.
Por fim, o estoque físico precisa bater com o que o sistema mostra. O trabalho cita o inventário cíclico, isto é, contagens feitas por partes e de forma regular, como uma das práticas para manter essa acuracidade.
Ação: Marque no calendário as próximas datas comemorativas e, para cada uma, revise o consumo esperado dos itens da classe A antes de fazer o pedido.
O que registrar: Anote as compras planejadas para cada data e se houve falta ou sobra depois dela.
Quais indicadores de estoque acompanhar toda semana?
Objetivo: Ter um painel curto de indicadores que mostre se a loja está evitando a ruptura ou só reagindo a ela.
Medir mostra se o método funciona. O estudo da UFSC lista indicadores considerados essenciais pelos supermercados e consultores ouvidos. Vários deles servem para uma perfumaria:
- Ruptura na gôndola. Mostra o que o cliente procurou e não encontrou. Teve grau de utilização de 58,3% entre os entrevistados.
- Custo da falta de estoque. É a ruptura medida em valor, e não em quantidade.
- Nível de serviço. Mostra o que foi atendido dentro do que foi pedido. É a informação oposta à da ruptura.
- Acuracidade do inventário. Mostra se o estoque físico bate com o sistema. Foi considerada "imprescindível" por 58,33% dos entrevistados.
- Giro dos estoques. Foi o indicador mais usado na pesquisa (75%) e o único com uso proporcional à importância estratégica.
- Cobertura dos estoques e balanceamento pela curva ABC. São indicadores de planejamento. Tiveram uso de 41,6% na pesquisa.
Não é preciso começar com todos. Escolha poucos, meça sempre do mesmo jeito e compare semana a semana.
Ação: Escolha três indicadores da lista, como ruptura na gôndola, acuracidade do inventário e giro, e defina um dia fixo da semana para medi-los.
O que registrar: Anote o valor semanal de cada indicador escolhido em uma mesma planilha.
Como evitar ruptura de estoque no varejo sem encher o depósito?
Mais estoque não é sinônimo de menos ruptura. Segundo Ballou (2009), citado pelo IFRS, quanto maior o nível de serviço, maior o custo e o capital parado em estoque. Por isso, o nível de serviço usado fica sempre abaixo de 100%.
O caminho é tratar cada item de acordo com a importância dele:
- Estoque maior e controle rigoroso para a classe A e para os itens que nunca podem faltar.
- Estoque intermediário para a classe B.
- Estoque reduzido para a classe C.
O trabalho do Centro Paula Souza resume o efeito dessas práticas: reduzem desperdícios, evitam a falta de produtos, garantem o controle de validade e aumentam a rentabilidade. Os resultados dependem da execução na rotina da loja.
O que isso muda na sua loja?
Comprar com método troca a reposição por intuição por uma rotina previsível. Você passa a saber quais itens não podem faltar, quando pedir cada um e quanto guardar de reserva. Também passa a medir se a gôndola está atendendo o cliente.
O estudo da UFSC mostra que muitas empresas medem a ruptura depois que ela acontece. Pouca gente mede a capacidade de evitá-la. Uma perfumaria que acompanha o planejamento, e não só a falta, consegue agir antes que o cliente encontre a prateleira vazia.
Perguntas frequentes
O que é ruptura de estoque?
É a falta do produto quando o cliente quer comprar. Ela também pode acontecer durante o período de reposição, enquanto o pedido não chega. Quando é medida em valor, e não em quantidade, a ruptura vira o indicador chamado custo da falta de estoque.
Qual é o giro de estoque ideal?
Os estudos citados nesta trilha não fixam um número ideal de giro para perfumarias. Eles mostram que o giro foi o indicador mais usado entre os supermercados e consultores pesquisados pela UFSC (75%). Por isso, o mais útil é acompanhar o giro da própria loja ao longo do tempo e por classe da curva ABC.
Quais são os indicadores de estoque?
Entre os indicadores apontados como essenciais no estudo da UFSC estão: ruptura na gôndola, custo da falta de estoque, nível de serviço, acuracidade do inventário, giro dos estoques, cobertura dos estoques e balanceamento pela curva ABC. Também aparecem os custos de armazenagem e de estocagem.
Fontes
- Estratégias na gestão de estoques em loja de cosméticos — Centro Paula Souza, Etec João Elias Margutti · academica
- Indicadores de desempenho logístico em supermercados — Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção, UFSC · academica
- Gestão de estoque: ponto de pedido, estoque mínimo e curva ABC — Instituto Federal do Rio Grande do Sul, Campus Canoas · academica
- Coletânea de Farmácia Hospitalar: gestão de compras e curva ABC — Conselho Federal de Farmácia · organizacion
Quando repor cada produto e quanto guardar de segurança contra atrasos e picos.
